Powtarzalna praca zjada tydzień
Zespół przepisuje dane, sortuje dokumenty, porównuje maile i statusy. Każdy wie, że to strata czasu, ale nikt nie ma przestrzeni, żeby to poukładać.
Konsulting procesowy + AI
Najpierw porządkujemy proces. Dopiero potem wdrażamy AI.
Pomagamy firmom 50-500 osób odzyskać czas w operacjach: mapujemy wąskie gardła, liczymy koszt procesu i uruchamiamy POC, który działa w istniejących systemach.
30 minut. Bez zobowiązań. Wychodzisz z wizualizacją problemu i kierunkiem rozwiązania.
Diagnoza przed narzędziemMetryka efektu przed startem
Nie zaczynamy od narzędziaNajpierw sprawdzamy proces i dane.
Mierzymy przed wdrożeniemEfekt musi mieć konkretną metrykę.
Przekazujemy wiedzęDokumentacja i utrzymanie są częścią pracy.
Diagnoza
Rozpoznajesz to w swojej firmie?
To zwykle nie jest problem jednego narzędzia. To proces, który urósł razem z firmą i przestał mieścić się w głowach ludzi.
Wzrost podnosi koszty szybciej niż marżę
Nowy klient oznacza kolejną osobę w operacjach. Firma sprzedaje więcej, ale coraz trudniej zobaczyć, gdzie naprawdę powstaje koszt.
Kluczowa wiedza jest w głowach
Urlop albo odejście jednej osoby zatrzymuje fragment procesu. Wdrożenie nowej osoby trwa tygodnie, bo nie ma mapy pracy ani reguł decyzyjnych.
Następny krokSprawdź proces, zanim kupisz kolejne narzędzie.
Zobacz jak pracujemyJeśli choć jeden punkt brzmi znajomo, zacznijmy od krótkiej diagnozy: gdzie ginie czas, jaki jest koszt i czy technologia w ogóle ma tu sens.
Efekt
Co się zmienia po współpracy
Nie sprzedajemy modelu AI ani platformy. Dostarczamy uporządkowany proces, działające rozwiązanie i liczby, które pokazują, czy inwestycja ma sens.
Proces działa bez jednej konkretnej osoby
Dokumentujemy przebieg pracy, wyjątki i decyzje. Przejęcie obowiązków jest płynne, a nie oparte na pamięci zespołu.
Obsługujesz więcej bez proporcjonalnego zatrudniania
Technologia przejmuje powtarzalne kroki, a ludzie zajmują się wyjątkami, relacją z klientem i decyzjami wymagającymi kontekstu.
Widzisz koszt procesu w liczbach
Ustalamy metrykę przed wdrożeniem: czas, liczba dokumentów, błędy, koszt obsługi albo przepustowość zespołu.
Nie uzależniamy Cię od siebie
Rozwiązanie żyje w Twoich systemach. Dostajesz dokumentację, szkolenie i jasny plan utrzymania lub przekazania dalej.
Bez żargonu
Co właściwie robimy?
Czy to jest wdrożenie AI?
Czasem tak, ale nie zaczynamy od modelu. Najpierw sprawdzamy, czy problem wynika z procesu, danych, odpowiedzialności czy dopiero z braku technologii.
Dla kogo jest ta strona?
Dla prezesów, COO i managerów w firmach 50-500 osób, które mają dużo dokumentów, zleceń, maili i ręcznych decyzji w back office.
Co dostaję po pierwszym etapie?
Mapę procesu, listę ryzyk, rekomendacje i decyzję: co automatyzować, czego nie ruszać i jak mierzyć opłacalność POC.
Dlaczego nie zaczynać od dużego systemu?
Bo największe ryzyko nie jest techniczne. Najpierw trzeba potwierdzić adopcję, jakość danych i realny efekt na jednym procesie.
Dla kogo
Firmy, które urosły szybciej niż ich procesy
Najczęściej pracujemy z decydentami biznesowymi, którzy czują presję marży i skali, ale nie chcą kupować kolejnego hasła z konferencji.
50-500 osóbback officepowtarzalne decyzjedużo dokumentówwzrost bez chaosu
Finanse, leasing, faktoring
Weryfikacja dokumentów, kompletność wniosków, klasyfikacja ryzyka, decyzje kredytowe i komunikacja z partnerami, z uwzględnieniem realiów podatkowych, audytowych i sektorowych.
E-commerce i obsługa zamówień
Zlecenia z wielu źródeł, formaty od klientów, marketplace'y, tłumaczenia, walidacja i przekazanie do realizacji.
BPO, księgowość, administracja
Powtarzalne procesy dokumentowe, obieg wniosków, statusy spraw i raportowanie bez ręcznego składania danych.
Obsługa klienta i reklamacje
Klasyfikacja zgłoszeń, uzupełnianie kontekstu, kolejki wyjątków i mniej spraw krążących między działami.
Jak pracujemy
Cztery kroki zamiast wielkiej obietnicy
Każdy etap ma konkretny wynik. Jeśli po drodze nie widzimy sensu biznesowego, mówimy to wprost.
01
30 minut
Rozmowa diagnostyczna
Rozmawiamy o firmie, zespole i procesie, który zabiera najwięcej czasu. Szukamy objawu, przyczyny i szkicujemy pierwszą wizualizację kierunku rozwiązania.02
1-2 tygodnie
Mapowanie i analiza
Patrzymy na pracę od środka: dokumenty, wyjątki, decyzje, systemy i ludzi. Powstaje mapa oraz lista możliwości.03
2-4 tygodnie
Wdrożenie pilotażowe
Zaczynamy od wdrożenia pilotażowego za 3000 zł: jeden proces, jeden wynik, jedna metryka. Nie zmieniamy całej firmy, dopóki nie mamy dowodu, że kierunek działa.04
po pilotażu
Wdrożenie i przekazanie
Rozwiązanie działa w Twoich systemach. Zespół jest przeszkolony, dokumentacja gotowa, metryki porównane, a Ty dostajesz mapę minimum 3 kierunków dalszego rozwoju.Płacisz za efekt, nie za godziny. Zakres, koszt i metrykę sukcesu ustalamy przed wdrożeniem.
Przykłady
Jak to wygląda w praktyce
Poniższe scenariusze pokazują typ problemów, które rozwiązujemy. Cel jest zawsze ten sam: mniej ręcznej pracy, więcej kontroli i decyzje oparte na liczbach.
E-commerce
Zamówienia z zagranicznych marketplace'ów
Problem
Zamówienia przychodziły w różnych formatach i językach. Pracownicy przepisywali dane do systemu wewnętrznego, a każdy wzrost sprzedaży wymagał kolejnych rąk do pracy.
Rozwiązanie
Połączyliśmy rozpoznawanie dokumentów, reguły walidacji i integrację API. Zlecenia trafiają do systemu ustandaryzowane, przetłumaczone i gotowe do obsługi wyjątków.
Efekt
Ręczne przepisywanie znika z codziennej pracy. Zespół nie kopiuje danych, tylko kontroluje wyjątki i może obsłużyć większy wolumen bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.
- do 3x większa przepustowość
- szybsze przekazanie do realizacji
- jednolity format danych
Finanse
Weryfikacja dokumentów do decyzji finansowej
Problem
Dokumenty od partnerów trafiały mailem, często niekompletne albo w różnych wersjach. Analitycy tracili czas na kompletowanie, nazewnictwo i sprawdzanie podstawowych warunków.
Rozwiązanie
Zaprojektowaliśmy kolejkę dokumentów, reguły kompletności i warstwę AI do klasyfikacji oraz wyciągania danych. Człowiek podejmuje decyzję tam, gdzie jest potrzebny kontekst.
Efekt
Proces jest mierzalny: wiadomo, ile spraw czeka, czego brakuje i które przypadki wymagają analityka. Mniej chaosu przed samą decyzją.
- krótsza kolejka spraw
- mniej braków formalnych
- lepszy status dla partnera
Operacje
Reklamacja, która przechodzi przez kilka działów
Problem
Zgłoszenia krążyły między skrzynkami. Każdy dział dopisywał swoje informacje, ale nikt nie widział pełnego statusu ani właściciela kolejnego kroku.
Rozwiązanie
Uporządkowaliśmy statusy, odpowiedzialności i dane wejściowe. Automatycznie klasyfikujemy zgłoszenie, uzupełniamy kontekst i kierujemy sprawę do właściwej kolejki.
Efekt
Mniej ręcznego szukania informacji, mniej ping-ponga między działami i jasny obraz tego, gdzie proces naprawdę się zatrzymuje.
- jeden status sprawy
- mniej przekazań
- czytelne SLA
Dlaczego my
Biznes i technologia w jednym zespole
Największe ryzyko przy AI rzadko leży w modelu. Leży w tym, czy ktoś dobrze rozumie proces, liczby, ludzi i ograniczenia systemów, zanim zacznie wdrażać.
Bez głuchego telefonu
Rozmowa o marży, ryzyku i pracy zespołu trafia od razu do osób, które projektują rozwiązanie techniczne. Nie gubimy sensu biznesowego w przekładaniu go między działami.
10+ lat: korporacje i startupy
Łączymy doświadczenie ze skali, architektury i compliance z tempem iteracji znanym ze startupów. Od 3 lat koncentrujemy się na AI i automatyzacji procesów.
Gotowe półprodukty AI
Korzystamy z komponentów, które znamy z praktyki: OCR, agenci dokumentowi, integracje API i zarządzanie LLM. Dzięki temu nie piszemy od zera tego, co można sprawdzić szybciej.
Pełna widoczność projektu
W trakcie pracy widzisz statusy, decyzje, blokery i kolejne kroki. Pracujemy blisko zespołu, z dedykowanym kanałem Slack/Teams i odpowiedzią tego samego dnia roboczego.
O nas
Architekci oprogramowania, którzy zaczynają od biznesu
optimAI to dwuosobowa spółka założona przez architektów oprogramowania i ekspertów AI. Łączymy rozmowę biznesową z decyzjami technicznymi, więc nie ma głuchego telefonu między strategią a wdrożeniem.
Mamy ponad 10 lat doświadczenia w projektach korporacyjnych i startupowych: od skali, architektury i compliance po szybkie iteracje. Od 3 lat koncentrujemy się na AI i automatyzacji procesów.
Automatyzujemy też własną pracę: research, prospecting, content i delivery. Sprzedajemy podejście, którym sami codziennie pracujemy.
10+lat doświadczenia
3lata wyłącznie AI
1zespół biznes + tech
Q&A
Najczęstsze pytania
Czy musimy mieć gotowy proces przed rozmową?
Nie. Często właśnie brak opisanego procesu jest głównym problemem. Na początku wystarczy wskazać obszar, który zabiera czas albo blokuje wzrost.
Czy pracujecie z działem IT?
Tak, jeśli jest potrzebny, ale komunikacja biznesowa idzie do prezesa, COO albo właściciela procesu. IT nie powinno być jedynym tłumaczem problemu.
Ile trwa wdrożenie pilotażowe?
Najczęściej 2-4 tygodnie od diagnozy do mierzalnego efektu na jednym procesie. Czas zależy od dostępu do danych, systemów i osób decyzyjnych.
Jak wyceniacie projekt?
Po diagnozie rozbijamy zakres na etapy, koszt i metrykę sukcesu. Najpierw proponujemy wdrożenie pilotażowe za 3000 zł, jeśli problem da się sprawdzić bez dużego wdrożenia. Jeśli nie widzimy potencjału, mówimy to wprost.
Czy wdrażacie konkretne narzędzia?
Dobieramy narzędzia do procesu. Czasem będzie to AI, czasem integracja API, a czasem prostszy formularz i reguły odpowiedzialności.
Co jeśli po diagnozie nie ma potencjału?
Mówimy to wprost. Wolimy zakończyć rozmowę uczciwą rekomendacją niż wdrażać coś, co nie poprawi wyniku.
Kontakt
Porozmawiajmy o procesie, który najbardziej Cię kosztuje
Na pierwszej rozmowie nie sprzedajemy wdrożenia. Szukamy odpowiedzi, czy problem ma sens biznesowy, jak go zmierzyć i od czego zacząć bez dużego ryzyka.